コロナウイルスによる非常事態宣言により、現在各企業ではテレワーク・リモートワークという働き方が再注目されています。

テレワークという働き方自体は昔からありましたが、「テレワーク」という言葉が最近ニュースやSNSでよく見かけるようになり、多くの人が注目するようになったのはコロナウイルスにより外出自粛をせざるを得なくなったことが大きいでしょう。

僕は旅をしながら仕事をしている関係上、実際にテレワークを10年以上実践しているので、テレワークのメリット・デメリットは一通り経験しています。
テレワークはメリットが多くあり生産性も上がっていましたので、この機会に改めてご紹介したいと思います。

テレワークとは

テレワーク（telework）とは、インターネットなどを利用して場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークは働く場所によって、下記3つに分けられます。

• 自宅利用型テレワーク(在宅勤務)
• モバイルワーク
• 施設利用型テレワーク(コワーキングスペースなどのサテライトオフィス勤務など)

コロナウイルスの影響でテレワークを余儀なくされた感が大きいですが、これからの働き方としても、何かあった際の緊急時の働き方としても注目すべきです。

テレワークのメリット・デメリット

メリット

通勤時間と交通費が不要

電車や車の通勤ラッシュや混雑も、テレワークであれば解消されます。

出勤・帰宅といった行動がなくなるため天候に左右されず、不要に着飾る必要もないため、時間的・経済的・精神的なメリットは大きいでしょう。
「朝早く起きて通勤しなくてもいい」これだけでも、気持ちにゆとりができます。

雇用の地域枠にとらわれない

ほとんどの企業は通勤必須のため、自社に通勤できる範囲内での雇用しかできず限定的でしたが、しかしテレワークであれば雇用範囲が日本だけでなく全世界になりますので、優秀な人材を確保できる可能性が広がります。

テレワークは中小企業であれば早めに取り組むべき

テレワークは中小企業の方々いとっては積極的に取り組むべき事項です。
テレワークをすることにより紙を使うこともなくなり、ペーパーレスも実践しています。
作業の効率化、コスト削減などを実現した結果、テレワークやペーパーレスに繋がりましたので、働き方をシェイプしたい方は早めに取り組んでください。

生産性・業務効率化の向上

テレワークを行うにあたって様々なツールは不可欠ですので、後ほど紹介しますが、テレワークを行うためにツールを導入することで生産性や業務効率化につながります。

子育て・介護をしながら仕事が可能

テレワークは子育てや介護でも仕事が可能というキャッチフレーズがありますが、現実的に見ると難しいでしょう。

というのも、保育園や学校も自粛をしているため子供が手のかかるうちは難しいですが、逆に共存方法を考えて、割り切って子どもとの時間を少しとるようにしたり、余暇時間変えてを集中時間にしたりと状況を話して会社の理解をもらうなど、働き方を相談してみましょう。

離職率の低下

テレワークを導入することで離職率が下がるケースもあります。
なにがしらの理由で転勤になってもテレワークが導入されていれば、勤務先がどこであろうが仕事が続けられます。

これまでであれば子育て・介護などを理由に仕事をやめざるを得なくなったケースでも、テレワークがあれば引き続き仕事を続けることが可能になります。

デメリット

情報漏洩の恐れはつきまとう

個人情報漏洩の恐れは会社で勤務していてもつきまといます。
会社内であれば、IDカードやハード面やルールがあってセキュリティ対策もできますが、テレワークは各個人が注意する必要があります。

カフェのWi-Fiを使ってパソコンを開いたままトイレに行くだけで、パソコンを盗まれたり、のぞき見されたり、Wi-Fiから情報が盗まれる可能性だってあります。

こういった盗まれる機会がたくさんあるにも関わらず、各個々人がセキュリティについて周知しているかというと厳しいと言わざるを得ません。
そのためにもセキュリティ教育体制を整えたり、ポケットWi-Fiを準備したりと、セキュリティ対策を徹底することが大切です。

サボってしまう

会社にいても時折サボる人はいますが、ほとんどは真面目に勤務していますので気楽にサボることはできません。
しかし自宅でとなると誰も見ていないのでサボってしまう可能性は誰しも疑います。

しかし人間はサボる動物ですし、サボっていいんじゃないでしょうか。
そもそも勤務時間が8時間でそれを毎日集中し続けるのは精神的にも肉体的にも疲弊しますので、いっそメリハリをつけて、集中する時間と休憩する時間をとることが大切だと切り替えて、報告ルールや計画を立てて、その進捗具合で判断しましょう。

zoomのアテンション・トラッキングみたい監視していたって、サボる人はあらゆる方法でサボります。
それを阻止するために変なルールを追加するのはテレワークの本来の持ち味を損ないます。

それよりも短期、中期、長期の目標の共有を行って、それを達成するための毎日になるようにしましょう。
休むところは休んで、計画していたことを進めているのであれば、上司も本人も変な気遣いで疲れることはありません。

コミュニケーションの不足

会社で相手がいれば話ができますし、急な打ち合わせもできますが、テレワークでは難しいのでコミュニケーション不足になりがちですが、ChatworkやLINEなどツールを使うことで解決ができます。

お互いの時間を奪わないということを前提にすれば解決できます。
なお愛社精神を押し付けるようなコミュニケーションは時代錯誤も甚だしいので止めましょう。

今すぐ確認したいから電話する

前もって必要なものを洗い出し、Chatworkで事前に聞いておけば電話する必要はありません。
準備不足のミスや事前確認から急ぎで電話を使うことはあっても、その反省から相手の時間を奪わないためにしっかり準備するというようになり一石二鳥です。

社内でのリズムやルール作りが大切ですし、お客様とは基本はチャットワークメインで終始させていただいており、やりとりの履歴やシェアも可能なので、他のスタッフでも対応が可能ですが、文字だけで自分を伝えるのは難しいので絵文字を使用したり、補足で電話することもあります。

その上で会うというレアリティな行動を起こせば相手に価値観をもたせられるのではないでしょうか。
すくなくともテレワークが原因のコミュニケーション不足はさほど感じていません。

電話対応をメインにするのは今後やめるべき

そもそも、電話をメインの連絡ツールにするのはやめましょう。
即座に対応しないといけないような緊急連絡ならまだしも、
チャットで済むような件なのに、電話をかけた時点で、相手のしていた作業を中断させることになります。

できればお客さんともお互いの時間を奪わず尊重する関係を築きたいという想いがありますが、年配の方やパソコンに慣れていないからチャットは苦手というお客様もいらっしゃるので臨機応変に対応していく必要もありますから、コールセンターや専用電話にて対応するとよいかと思います。

働ける環境が整っていない

会社に行けばネット環境や、パソコン、複合機、会議室など働く環境は整っていますが、自宅で働くことができる環境を持っている人は少ないでしょうから、自宅でも仕事ができる環境を会社側が用意しなければいけません。

まずはノートパソコンなど最低限用意しないといけないものは用意し、あとは様々なツールを利用して解決してくとよいでしょう。

テレワークに関係なく導入したいサービス・ツール

Chatwork（チャットワーク）

仕事用のチャットツールで、ブラウザ・アプリ・スマホアプリもあり、ネットが繋がっていればどれを使ってもアクセス可能です。
また通話も可能なので、コミュニケーションツールとして非常に便利です。

チャットルームの上限はありますが、無料から始めることができます。
テレワークをしていなくても社内連絡ツールとしても必須です。

Gooleカレンダー

Googleカレンダーでスタッフと予定を共有できますので、アラートで予定時間の前にメールで通知を飛ばしたり、訪問予定であれば場所の登録なども可能です。

ベルフェイス

オンライン会議のツールで、最初にマイクやカメラの設定が必要です（お客さん側はタブレットやスマホでも接続可能）が、使い方もとても簡単で、お客さんは用意したURLにアクセスするだけです。
後からダウンロードできる共有メモ、録画機能がついています。
動画の文字起こしや、テキストで動画を検索できるようになっています。

taskworld（タスクワールド）

個人タスク、プロジェクトごとのタスクが立てられ、ガントチャートもついているタスク管理ツールです。
その日期限の自分のタスク、スタッフのタスクがすぐに見られる部分です。

1Password（ワンパスワード）

パスワード管理サービスです。
社外から情報にアクセスすることが増えますので、そういった際のログイン情報などを管理できます。

自分のパソコンやメモに書いて持ち歩くのは個人情報漏洩への一歩なので、こういったパスワード管理ツールで管理しましょう。

会計free（フリー）

会計ツールで、見積書、請求書、発注書、納品書、領収書などがオンラインで作成できます。
一度顧客を登録してしまえば、次回からは登録したデータを使用できるので手間が省けますから、ぺーパーレスには必須のサービスです。

CLOUDSIGN（クラウドサイン）

弁護士が監修した電子契約サービスで、オンライン上で契約の締結が完了するので、ハンコが必要ありません。

コロナウイルスが流行っているのに、ハンコを押さなければならないため出社せざるを得ない方が報道されていましたが、こういったツールを使うことで、無駄な行動をなくせます。

ハンコを押してからでないと契約できないといったことがないので、スピーディーに物事が進みます。

まとめ

テレワークは1980年代から開始されているもの、日本の企業形態からなかなか浸透されませんでしたが、コロナウイルスの影響で皮肉にも再注目される結果となりました。本来であればコロナウイルスに関係なく早めに導入されて然るべきものですが、逆に補助金などテレワーク向けにサポートしてくれる現在、導入しやすくなったと言えます。

テレワークはメリットが大きいですが、生産性を上げる、効率化を図る、勤務体系に幅をもたせて雇用機会をふやすなどの明確な目的をもたないと、失敗する可能性もありますので、ルールを決め、どういうサービスやツールを使用するのかを考えていきましょう。

デメリットよりもメリットの方が多いと感じていますし、生産性も上がっていますので、これから導入を検討している皆さんの参考になれば幸いです。

守岡 裕志（もーりー）

合同会社ココロザシ代表CEO。旅する社長YouTuber。
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旅は自己投資！誰の目も気にせず自由に旅しながら生きる考え方を発信｜本業×旅YouTuber×商品開発×投資×継続で未来を生き抜く｜大企業SE→EC&WEBディレクター売上10倍→ダブルワーク激務で体壊し独立→リモート売上UPコンサル＆商品企画でFIRE寸前→転落→YouTubeでV字回復！60000登録。32カ国86都市訪問。ホンモノにスポットライトを当てたい！約150社売上UP実績。
クラウドファンディングアドバイザー®。
JALトラベルレポーター。
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